Umfassende Selbstorganisation dank persönlicher FileMaker-Datenbank für den Mac

Kufsteiner Hochschulprofessor setzt auf Bento und Leopard

Prof. (FH) Dr. h.c. Hans Ebert ist Hochschulprofessor für Betriebswirtschaft, Marketing und Management an der FH Kufstein Tirol (Österreich) und Dozent für Betriebswirtschaft und Marketing an der FH Rosenheim. Sein Arbeitsalltag ist - nicht nur wegen der räumlichen Distanz seiner Arbeitsplätze – bewegt und verlangt nach durchdachter Organisation. Vorlesungen, Seminare, Übungen und ähnliches wollen einerseits koordiniert, andererseits inhaltlich strukturiert und terminiert sein. Wer viel unterwegs ist, muss darüber hinaus einen zuverlässigen Zugriff auf Kontakt- und Adressdaten haben – Zettelwirtschaft ist hier keine Lösung. In der persönlichen FileMaker-Datenbank Bento fand Ebert das geeignete Tool, um seinen beruflichen Alltag ideal zu organisieren.

Prof. (FH) Dr. h.c. Hans Ebert hält wöchentlich rund zehn Vorlesungen, Seminare, Übungen sowie Repetitorien und betreut im Schnitt 25 Bachelor-, Master- und Diplomarbeiten pro Semester. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, bedarf es einer guten Selbstorganisation.

Überblick auf Knopfdruck

Optimales Timing ist in Eberts Alltag unerlässlich. Neben der reinen Termin- und Veranstaltungskoordination spielt jedoch vor allem die inhaltliche Terminierung und Planung der Lerneinheiten eine große Rolle.

„Der zu vermittelnde Lehrstoff muss schließlich in einer fest definierten Anzahl von Unterrichtseinheiten untergebracht werden“, erläutert Ebert. „Bevor ich Bento für mich entdeckt habe, habe ich mich diesbezüglich weitgehend in Excel-Dateien organisiert. Dies war eine recht unkomfortable Vorgehensweise, bestehend aus diversen Insellösungen ohne Gesamtüberblick“. In Bento schreibt der 46-jährige Professor seine Vorlesungspläne und Notizen direkt in die Datenbank und verlinkt auf entsprechende Word-, Excel- oder Keynote-Dateien. Lästiges Navigieren durch Ordner- und Dokumentenstrukturen gehören seitdem der Vergangenheit an. Ein Klick auf die entsprechende Vorlesung und schon ist klar, wie viele Unterrichtseinheiten noch offen sind, welche Themen an welchem Tag auf dem Programm stehen, wo die entsprechenden Dateien abgelegt sind, wann Semesterarbeiten anstehen oder in welcher Sprache der Kurs zu halten ist.

Die Wahl der Plattform und der Anwendung war eine klare Sache. „Ich bin gelernte Grafikdesignerin und bestens mit Mac vertraut“, erzählt Wendy Lee. „Als mein Mann mir dann einen iMac zu Weihnachten geschenkt hat, war darauf eine Demoversion von Bento. Ich hab es mal ausprobiert und mich direkt in Bento verliebt. Wie es sich herausstellte, war es die perfekte Lösung für uns“.

Address Book und iCal perfekt integriert

Im Vergleich zu anderen Datenbanklösungen eignet sich Bento für die Anforderungen des Apple-Nutzers Ebert vor allem durch die nahtlose Integration unter Mac OS X (Leopard). „iCal und das Apple Address Book sind für meine Organisation bereits seit Jahren nicht mehr wegzudenken. Umso praktischer, dass ich jetzt eine integrierte Lösung habe. Termine und Aufgaben, die ich in die Datenbank eintrage, erscheinen automatisch in meinem iCal-Kalender und andersrum. Gleiches gilt für Kontakt- und Addressdaten im Address Book. Lästige Doppeleintragungen gibt es zum Glück nicht mehr“, so Ebert weiter.

Schnell erstellt und sofort im Einsatz

Der Umstieg auf Bento fiel dem modernen österreichischen Prof. (FH) Ebert nicht schwer. Immer auf der Suche nach Optimierungspotenzial entwickelte Ebert seine Applikation innerhalb nur weniger Tage. „Selbstverständlich bedarf es Vorüberlegungen, wie die Daten aufbereitet werden sollen. Die grafischen Gestaltungsmöglichkeiten, die Bento bietet, machten das Erstellen der Anwendung dann jedoch recht leicht. In der täglichen Nutzung freue ich mich immer wieder über die schöne Optik, die einfachen Eingabemöglichkeiten sowie praktische Suchfunktionen à la iTunes“, kommentiert Ebert abschließend.